Donnerstag, 10. Dezember 2009

Vorsicht Abmahnfalle - Pflichtangaben auf eMail-Geschäftsbriefen

Wenn Sie Teile ihrer Korrespondenz per eMail versenden, müssen Sie seit Anfang des Jahres eine neue Rechtslage beachten.

Mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) hat der Gesetzgeber einige Paragrafen zur Informationspflicht auf Geschäftsbriefen geändert. Dies sind § 37a Absatz 1 Satz 1 und § 125a Absatz 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch (HGB), § 35a Absatz 1 Satz 1 Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und § 80 Absatz 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG).

Die Pflichtangaben, die ein Kaufmann (bzgl. der Rechtsform seines Unternehmens) bislang nur auf gedruckten Papier machen musste, sind nunmehr Pflicht für Geschäftsbriefe JEDWEDER FORM.

Betroffen von diesen Änderungen ist der externe Geschäftsverkehr. Sollten Sie also Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- oder Lieferscheine sowie Quittungen per eMail versenden, sind Sie an diese neue Rechtslage gebunden.
Das Gleiche gilt auch für die geschäftliche Korrespondenz per Fax

Die Angaben müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein. Eine an die eMail angehängte elektronische Visitenkarte genügt den Anforderungen daher nicht.

Jeder Kaufmann hat die Vorgaben entsprechend der Rechtsform seiner Firma umzusetzen. Die neuen Informationspflichten gelten daher nicht für alle Unternehmen und Personengruppen.

Fällt Ihr Unternehmen nicht unter die Regelungen des HGB, des GmbHG, des AktG oder des Partnerschaftsgesellschaftsgesetzes (PartGG), gelten die neuen Informationspflichten nicht für Ihr Unternehmen.

Die gesetzliche Änderung nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Dem Kleingewerbe werden auch die gewerblichen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) zugeordnet. Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe regelt hier § 15 b Gewerbeordnung (GewO), eine entsprechende Änderung ist nicht erfolgt. Es erscheint aber ratsam, dass auch im kleingewerblichen Bereich Pflichtangaben in geschäftlichen eMails, Telefaxen usw. gemacht werden.

Es ist nahe liegend, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird. Im kleingewerblichen Bereich könnten fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Sollte Ihr Unternehmen von den Gesetzesänderungen betroffen sein, tun Sie gut daran die Pflichtangaben in Ihre elektronische Korrespondenz einzufügen.

Bei Nichtbeachtung drohen Abmahnungen wegen unlauteren Wettbewerbs. Des Weiteren könnten Zwangsgelder (z. B. bei einer GmbH von bis zu 5000,- €) eingefordert werden.


Autor:
Kim Weinand
Referent für Informationstechnologie,
Verbandsgeprüfter und anerkannter EDV-Sachverständiger

http://www.ITworks.info

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